Sur un arbre de Noël d'entreprise, tout le monde prépare le spectacle, les cadeaux et le goûter. Presque personne ne prépare les vingt premières minutes : deux cents familles qui arrivent en même temps, avec des poussettes, des glacières et une seule entrée. C'est pourtant là que se joue l'humeur du début de fête. Voici comment organiser l'arrivée.
Pourquoi tout le monde arrive en même temps
Annoncez « 14 h » et vous verrez 70 % des familles se présenter entre 13 h 45 et 14 h 15. Les parents veulent être là pour le début, et personne ne veut rater le Père Noël. Le pic est donc court et brutal, ce qui sature en quelques minutes le parking, l'entrée et la table d'émargement.
Deux réflexes désamorcent le bouchon :
- Décaler l'accueil de l'ouverture officielle : ouvrir les portes trente minutes avant le premier temps fort, avec quelque chose à faire dès l'entrée (musique, maquillage, photo) ;
- Étaler par ordre alphabétique ou par service quand le groupe dépasse cent cinquante familles : deux créneaux d'arrivée espacés d'un quart d'heure suffisent à lisser le flux.
Combien de places de parking faut-il ?
Le calcul de terrain : comptez environ une voiture pour deux enfants inscrits. Une fête à cent enfants demande donc de la place pour cinquante à soixante véhicules, plus les véhicules techniques, la logistique des cadeaux et le camion du prestataire.
Beaucoup de domaines et de salles annoncent un parking « suffisant » qui l'est pour un mariage de cent personnes, pas pour deux cents familles. Nous demandons systématiquement le nombre de places réelles au repérage, puis nous cherchons une solution de débordement : parking d'une entreprise voisine le samedi, terrain attenant, ou stationnement le long d'un accès dégagé.
Ce qu'il faut prévoir sur le trajet
- Un plan d'accès envoyé avec l'invitation, avec le nom exact du lieu tel qu'il apparaît sur les applications de navigation. Beaucoup de domaines réunionnais sont mal référencés : une capture d'écran de l'itinéraire vaut mieux qu'une adresse ;
- Un fléchage physique à partir du dernier grand axe. Deux ou trois panneaux aux couleurs de l'entreprise et personne ne tourne dans le quartier ;
- Une personne à l'entrée du parking pour orienter, surtout sur un terrain en herbe : c'est le poste le plus utile de toute la journée ;
- Une zone de dépose-minute près de l'entrée pour les grands-parents, les personnes à mobilité réduite et les familles avec un bébé.
Le point qu'on oublie : la sortie
La fin d'un arbre de Noël, c'est tout le monde qui part dans le même quart d'heure, avec des enfants fatigués et des cadeaux plein les bras. Si la distribution se termine juste au moment du départ, l'entrée devient un goulot.
Ce qui fonctionne : terminer par un temps calme (photo de groupe, dernier goûter, mot du président du CSE), laisser la sortie s'étaler naturellement, et garder deux personnes au parking pour aider aux manœuvres. Prévoyez aussi un point de récupération des cadeaux non retirés, il y en a toujours.
Et si le lieu n'a vraiment pas de parking ?
Cela arrive souvent quand la fête se tient en centre-ville ou dans les locaux de l'entreprise. Trois solutions que nous mettons en place régulièrement : une navette depuis un parking relais, un créneau d'arrivée par service pour ne jamais dépasser la capacité, ou le déplacement de la fête vers un domaine excentré mais accessible. Dans tous les cas, cela se décide au moment de choisir le lieu, pas quinze jours avant.
Pour aller plus loin : choisir le lieu de votre arbre de Noël, gérer les inscriptions et la liste des enfants, construire le déroulé de la fête, ou revenez à l'accueil d'Arbre de Noël 974. Côté organisation générale, le repérage technique d'un lieu détaille ce que nous vérifions sur place, et l'espace et l'électricité à prévoir pour une animation enfants complète la partie installation.