L'arbre de Noël d'une association ou d'un club sportif

Un club de foot du Sud, une amicale de quartier, une association de parents d'élèves, un club de danse : chaque année, ces structures organisent leur fête de Noël avec trois contraintes que ne connaissent pas les entreprises — un budget qui vient des cotisations et de la buvette, une équipe entièrement bénévole, et un nombre d'enfants qu'on ne connaît qu'au dernier moment. Voici comment ça se monte sans y laisser sa fin d'année.

Combien ça pèse réellement pour une petite structure ?

Le premier réflexe n'est pas de chercher un prestataire, c'est de poser les trois chiffres qui commandent tout le reste :

• Le nombre d'enfants réellement attendus, pas le nombre de licenciés. Dans un club, une bonne partie des adhérents a plus de 14 ans et ne vient pas à la fête de Noël — compter tout le monde fait exploser le poste cadeaux pour rien ;
• Le budget par enfant que la structure peut tenir, cotisations et subvention communale comprises. C'est ce chiffre, et non le programme, qui détermine s'il y aura un goûter simple ou une vraie fête ;
• Le nombre de bénévoles disponibles le jour J — et surtout la veille au soir et le lendemain matin, qui sont les deux moments où tout le monde disparaît.

Les associations qui s'en sortent le mieux mutualisent : deux ou trois clubs d'une même commune organisent leur fête ensemble, partagent la salle, le chapiteau, le son et les animations. Le coût par enfant tombe, et l'ambiance y gagne. C'est le même principe que les petites entreprises qui se regroupent.

Où trouver la salle et le matériel quand on n'a pas de budget location ?

À La Réunion, une association a des portes d'entrée qu'une entreprise n'a pas :

1. La salle municipale ou la salle polyvalente — souvent prêtée ou louée à tarif associatif, à condition de déposer la demande tôt. En décembre, les créneaux du samedi partent dès septembre, parfois avant ;
2. Le gymnase ou le club-house pour les clubs sportifs : c'est gratuit, c'est connu des familles, et le parking existe déjà. L'inconvénient est acoustique, et il se corrige avec une sonorisation adaptée plutôt qu'avec deux enceintes poussées à fond ;
3. La subvention communale ou le fonds du CCAS, à demander en amont du budget prévisionnel, souvent au printemps précédent ;
4. Le partenariat avec un commerçant local — une grande surface, une boulangerie, une concession : ils fournissent le goûter, les lots ou les sacs, et l'association les remercie sur ses supports. C'est la ressource la plus sous-utilisée.

Ce que l'association doit garder pour elle : la liste des enfants et les inscriptions. Ce qu'elle a intérêt à confier : ce qui demande du matériel ou une compétence, c'est-à-dire le son, les structures gonflables, le maquillage, le spectacle et le Père Noël. Un bénévole déguisé fait toujours plaisir ; un Père Noël qui sait tenir un groupe de cinquante enfants change la fin de la fête.

Le déroulé qui fonctionne avec une équipe bénévole

Deux heures trente suffisent, et ce format tient debout même avec peu de monde derrière :

• Accueil et pointage à l'entrée (20 min) — un bénévole avec la liste, un tampon sur la main des enfants. Sans ce filtre, les cousins et les voisins arrivent, et les cadeaux manquent ;
• Animations libres en pôles (1 h) — gonflables, maquillage, atelier créatif, photo : les familles circulent à leur rythme, ce qui évite d'avoir à tenir une salle entière au même moment ;
• Temps commun (30 min) — spectacle ou grand jeu animé, le seul moment où tout le monde est assis ;
• Père Noël et cadeaux (30 min) — par tranches d'âge, avec les cadeaux étiquetés et rangés à l'avance ;
• Goûter pendant que les familles repartent progressivement.

Trois pièges spécifiques au monde associatif. Le premier : annoncer une fête ouverte à tous puis découvrir qu'il manque quarante goûters — les inscriptions doivent être closes une dizaine de jours avant, sans exception. Le deuxième : oublier l'assurance et l'autorisation d'occupation de la salle, que la mairie demande souvent avec l'attestation de responsabilité civile de l'association. Le troisième : mobiliser les bénévoles sur le rangement uniquement, alors qu'ils ont des enfants sur place eux aussi — prévoyez une rotation pour que chacun profite d'au moins une demi-heure de fête. Sur la partie encadrement des enfants, les mêmes repères que pour les taux d'encadrement en animation s'appliquent, et si votre fête se tient en extérieur, prévoyez le plan B pluie dès la réservation.