Le rétroplanning d'un arbre de Noël, d'août à décembre

Un arbre de Noël d'entreprise réussi ne se joue pas le jour J : il se joue en août et en septembre. À La Réunion, les bons lieux, les Père Noël disponibles et les équipes d'animation se réservent au dernier trimestre pour tout le mois de décembre, et le calendrier scolaire austral avance les vacances au 20 décembre environ. Autrement dit, tout se concentre sur trois week-ends. Voici le rétroplanning que nous conseillons aux CSE, mois par mois.

Août : la date et le lieu, rien d'autre

C'est le mois le plus décisif et paradoxalement celui où l'on en fait le moins. Deux décisions suffisent :

• La date — un samedi de la première quinzaine de décembre dans l'immense majorité des cas ; le premier samedi part toujours en premier ;
• Le lieu — domaine, salle, jardin d'entreprise ou parking aménagé ; c'est la réservation qui bloque tout le reste.

Notre article sur le jour à choisir détaille les avantages de chaque créneau, et celui sur le choix du lieu compare les configurations réunionnaises.

Septembre : le budget voté et le format arrêté

Le budget passe en réunion de CSE, le format se fige : goûter de deux heures ou journée complète, spectacle ou pôles d'animation, cadeaux achetés par le CSE ou fournis par le prestataire. C'est aussi le moment de demander deux ou trois devis comparables — notre article sur la comparaison des devis explique quoi vérifier ligne par ligne, et celui sur le budget d'un arbre de Noël donne les repères de prix réels.

Octobre : la liste des enfants, le chantier caché

C'est la tâche qui prend le plus de temps et que tout le monde sous-estime. Recenser les enfants, obtenir prénom, âge et parfois le sexe pour les cadeaux, relancer les salariés qui ne répondent pas, gérer les gardes alternées et les nouveaux embauchés. Comptez trois semaines pleines, relances comprises. Notre méthode complète est détaillée dans la gestion des inscriptions.

En parallèle : commande des cadeaux — si vous les achetez vous-même, tenez compte des délais d'acheminement vers l'île, qui n'ont rien à voir avec ceux de métropole.

Novembre : les invitations et le plan B

• Invitations envoyées début novembre, avec confirmation de présence à date limite : c'est ce chiffre qui verrouille le traiteur et le nombre de cadeaux ;
• Relance une semaine avant la date limite — sans relance, comptez 30 % de réponses en moins ;
• Plan B météo validé par écrit — décembre est un mois d'averses tropicales : chapiteau, repli intérieur ou date de secours doivent être écrits dans le contrat, pas discutés le matin même. Voir notre article sur le plan B pluie ;
• Déroulé horaire figé avec le prestataire : arrivée, spectacle, Père Noël, distribution, goûter.

La dernière semaine : trois vérifications

La liste des enfants imprimée en double exemplaire et triée par tranche d'âge, les cadeaux étiquetés et comptés avec deux ou trois unités de réserve, et le point technique avec le lieu — électricité, accès du camion, heure d'ouverture des portes. Le reste, c'est le métier du prestataire : c'est précisément ce que vous lui payez.

Vous démarrez en novembre ? Tout n'est pas perdu

Ce serait malhonnête de dire l'inverse : nous montons chaque année des arbres de Noël bouclés en trois semaines. Vous aurez simplement moins de choix sur le lieu et sur la date, et il faudra accepter un mercredi ou un vendredi soir plutôt qu'un samedi. Le contenu de la fête, lui, reste le même. La liste de ce qu'il faut éviter dans l'urgence est dans notre article sur les erreurs à éviter.

Et si votre entreprise organise aussi une fête pour les adultes, calez les deux dates en même temps : la soirée de fin d'année et l'arbre de Noël se disputent exactement les mêmes week-ends de décembre. Les prix réels des deux prestations sont publiés sur la page arbre de Noël de Pull Up Événements.