Une question revient dans presque toutes nos réunions de préparation avec les comités : « nous, on fait quoi le jour J ? ». Certains élus arrivent en pensant devoir tout tenir, et finissent la journée épuisés sans avoir vu la fête. D'autres arrivent en invités et découvrent à 14 h qu'il manque quelqu'un pour distribuer les cadeaux. Voici la répartition qui fonctionne sur un arbre de Noël d'entreprise à La Réunion, et les quatre postes que le CSE est le seul à pouvoir tenir.
Ce que l'équipe d'animation prend en charge entièrement
Sur nos prestations, le CSE n'a rien à encadrer. Le montage, les pôles d'animation, l'encadrement des enfants, la sonorisation, l'animateur micro, le déroulé et le démontage sont tenus par notre équipe. Si un atelier déborde, si la pluie arrive, si le Père Noël prend du retard, c'est notre régie qui réajuste. Un élu qui surveille une structure gonflable ou gère une file d'attente occupe la place d'un animateur, et il perd sa vraie utilité, qui est ailleurs.
Les quatre postes que seul le CSE peut tenir
- L'accueil des familles et le pointage : personne d'autre ne connaît les salariés par leur nom. Deux élus à l'entrée avec la liste, c'est ce qui évite la file et les tensions sur les inscriptions de dernière minute ;
- La remise des cadeaux : le CSE reste maître de la liste, des tranches d'âge et des cas particuliers. Nous mettons en scène le moment, mais la responsabilité des colis ne se délègue pas ;
- La parole institutionnelle : quelques mots du secrétaire ou du président, courts, en début ou avant la venue du Père Noël. C'est le seul moment où le CSE existe publiquement devant les familles ;
- Les décisions imprévues : prolonger d'une demi-heure, ouvrir le buffet plus tôt, accepter une famille arrivée sans inscription. Il faut un élu désigné, joignable, qui tranche sans réunir tout le bureau.
Combien d'élus faut-il mobiliser ?
Beaucoup moins qu'on ne le croit quand l'événement est confié à une agence. Pour une fête de 150 à 300 personnes, quatre élus suffisent : deux à l'accueil sur le premier créneau, un référent décisionnaire, un responsable des cadeaux. Au-delà de 400 participants, on double l'accueil et on ajoute une personne sur la logistique des colis. Le reste du bureau doit pouvoir profiter de la journée avec sa famille : c'est aussi leur fête, et un CSE qui se sacrifie chaque année finit par ne plus trouver de volontaires. Le dimensionnement global est traité dans combien d'animations prévoir selon le nombre d'enfants.
Comment organiser les relais ?
La règle simple : personne ne tient un poste plus de deux heures. On fixe les créneaux par écrit une semaine avant, avec un nom sur chaque case et un remplaçant. Le jour J, un élu qui n'a pas été relayé à l'heure prévue ne réclame jamais, il reste. C'est au référent de passer et de faire tourner. Prévoyez aussi qui reste jusqu'à la fin : le démontage est à notre charge, mais quelqu'un du comité doit récupérer les cadeaux non distribués et fermer le lieu avec le propriétaire.
Ce qu'il faut préparer avant le jour J
- La liste définitive des familles, arrêtée à une date annoncée, sujet développé dans les inscriptions et la liste des enfants ;
- Les cadeaux triés par tranche d'âge et par famille, étiquetés, stockés dans un endroit fermé la veille ;
- Un numéro de téléphone unique pour les familles qui cherchent le lieu ou arrivent en retard ;
- Le nom du référent transmis à notre régie, pour que nos animateurs sachent à qui poser une question.
Et si le CSE veut tout organiser lui-même ?
C'est possible, et certains comités le font très bien depuis des années. Mais il faut alors compter les vraies heures : repérage, devis multiples, courses, montage la veille, encadrement le jour J, démontage. Cela représente facilement plusieurs journées de travail bénévole, souvent portées par deux ou trois personnes toujours les mêmes. La comparaison honnête entre les deux formules est faite dans comparer les devis d'un arbre de Noël, et côté agence dans le guide événementiel des CSE réunionnais.
Vous préparez votre arbre de Noël pour décembre ? Dites-nous le nombre de familles, le bassin et la date envisagée : nous vous renvoyons un déroulé, la répartition des rôles et un devis clair sous 24 h. Romain répond au 06 93 81 78 82. Toutes nos formules sont sur l'accueil du site Noël d'entreprise, et les animations pour les plus petits chez nos confrères sur les animations de Noël pour les enfants du personnel.