Le CSE a réservé le lieu, choisi les animations, commandé les cadeaux. Et le jour J, un tiers des familles attendues ne vient pas. Ce n'est presque jamais un problème de fête : c'est un problème d'annonce. Un arbre de Noël d'entreprise se remplit dans les semaines qui précèdent, par une communication simple, répétée et bien placée dans le calendrier. Voici comment nous conseillons aux comités réunionnais de s'y prendre.
Quand envoyer la première annonce ?
Dès que la date et le lieu sont fixés, même si le programme n'est pas bouclé. À La Réunion, les week-ends de décembre se remplissent vite dans les agendas familiaux : mariages, fêtes d'école, arbre de Noël de l'entreprise du conjoint. Une date annoncée fin septembre ou début octobre se bloque ; annoncée mi-novembre, elle arrive après tout le reste. La première annonce tient en trois lignes : la date, le lieu, et « les inscriptions ouvrent le… ». Le calendrier complet, de la réservation au jour J, est dans le rétroplanning d'un arbre de Noël.
Quels canaux utiliser ?
Un seul canal ne suffit jamais, et le mail moins que tous les autres : une partie des salariés n'ouvre pas sa messagerie professionnelle, ou n'en a pas. Ce qui fonctionne dans les entreprises de l'île, c'est la combinaison :
- L'affiche dans les lieux de passage réels : la pointeuse, la salle de pause, le vestiaire, l'entrée de l'atelier ;
- Le mail ou l'intranet pour les postes administratifs, avec le lien d'inscription ;
- Le message dans le groupe WhatsApp de l'équipe ou du service, relayé par les élus ;
- Le mot glissé avec le bulletin de paie, encore très efficace pour toucher les familles, car c'est souvent le conjoint qui le lit ;
- La parole : un élu qui passe dans les équipes et en parle. Rien ne remplace cela.
Que doit contenir l'invitation ?
Tout ce qui permet à une famille de décider sans poser de question. La date et les horaires de début et de fin, le lieu avec une indication d'accès et de parking, les âges concernés pour les cadeaux, ce qui est prévu pour les enfants, ce qui est prévu pour les parents, la présence ou non d'un goûter ou d'un repas, et surtout la marche à suivre pour s'inscrire avec la date limite. Ajoutez une ligne pour les salariés sans enfants s'ils sont les bienvenus, question traitée dans les salariés sans enfants et l'arbre de Noël. Ce que vous n'écrivez pas dans l'invitation, on vous le demandera vingt fois.
Comment relancer sans lasser ?
Trois relances suffisent, à condition qu'elles ne disent pas la même chose. La première, deux semaines avant la clôture des inscriptions, annonce le programme dévoilé : le spectacle, la structure gonflable, la venue du Père Noël. La deuxième, une semaine avant, donne le nombre de familles déjà inscrites, ce qui rassure ceux qui hésitent. La troisième, trois jours avant, est un simple rappel de la date limite, court. Passé ce délai, les élus font le tour des retardataires en direct, comme décrit dans gérer les inscriptions et la liste des enfants.
Faut-il un visuel ?
Oui, et il n'a pas besoin d'être professionnel. Une affiche avec un titre lisible à trois mètres, la date en gros, le lieu et le thème de l'année. Un visuel identifiable permet à la relance WhatsApp d'être reconnue en une seconde. Si vous travaillez avec une agence, demandez-lui : nous fournissons le visuel de l'affiche et de l'invitation quand nous organisons la fête, dans l'univers choisi, sujet développé dans choisir un thème pour son arbre de Noël.
Et les salariés en horaires décalés ou sur d'autres sites ?
Ce sont ceux que l'annonce rate le plus souvent : équipes de nuit, agents de terrain, agences éloignées du siège. Pour eux, l'affiche et le mail ne suffisent pas. Il faut un élu référent par site ou par équipe, chargé de relayer et de recueillir les inscriptions à la main. Les entreprises éclatées entre le Nord et le Sud de l'île ont d'ailleurs souvent intérêt à organiser deux fêtes plutôt qu'une, comme expliqué dans l'arbre de Noël d'une entreprise multi-sites. Le même raisonnement vaut pour d'autres événements, comme le montrent nos confrères pour annoncer un team building aux salariés, et côté agence dans gérer les inscriptions et confirmations.
Vous préparez votre arbre de Noël et vous voulez que les familles viennent nombreuses ? Dites-nous la date, le bassin et le nombre de salariés : nous vous renvoyons un déroulé, les visuels d'annonce et un devis clair sous 24 h. Romain répond au 06 93 81 78 82. Toutes nos formules sont sur l'accueil du site Noël d'entreprise.